Knowledge Management System

Knowledge Management adalah sebuah proses yang membantu perusahaan mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyebarkan, dan mentransfer informasi dan keahlian yang penting yang merupakan bagian dari ingatan perusahaan dan yang biasanya berada di dalam perusahaan dalam bentuk yang tidak terstruktur. (Turban, et al 2008)

Turban, et al (2008, p.400) menjelaskan bahwa Knowledge Management System dikembangkan menggunakan tiga set teknologi, yaitu: komunikasi, kolaborasi, dan penyimpanan dan pengambilan.

Sedangkan menurut Debowski (2006, p.151), terdapat tiga kriteria yang harus diraih agar implementasi Knowledge Management System dapat berhasil, antara lain:

1. Sistem merefleksikan dan responsif terhadap kebutuhan perusahaan.

2. Sistem merefleksikan prinsip-prinsip Knowledge Management, terutama pendorong untuk kolaborasi dan komunikasi

3. Sistem merefleksikan perhatian yang dalam terhadap individual diseluruh fase pengembangannya.

Secara umum, Debowski (2006) menyebutkan ada beberapa tahapan yang harus direncanakan dengan baik agar implementasi sistem sekompleks Knowledge Management System dapat berjalan dengan baik. Tahapan-tahapan tersebut adalah:

1. Merumuskan kebutuhan akan Knowledge Management System.

2. Mengidentifikasi kebutuhan sistem.

3. Mengklarifikasikan spesifikasi sistem.

4. Mengevaluasi sistem-sistem yang potensial.

5. Memilih sistem dan/atau komponennya yang relevan.

6. Mengimplementasikan sistem.

7. Mengevaluasi penerimaan dan adopsi sistem.

Gambar Teori Knowledge Management System, Dalkir (2011, p.38)

Menurut Dalkir (2011, p.38) Fungsi atau teori Knowledge Management System memiliki enam langkah cycle. Berikut merupakan cycle dari Knowledge Management System:

1. Create Knowledge
   Pengetahuan tercipta sebagaimana orang menentukan cara untuk melakukan seuatu atau mengembangkan keahlian. Terkadang pengetahuan dari luar telah membawa masuk.

2. Capture Knowledge
   Pengetahuan yang baru haruslah teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan terwakili dengan cara yang wajar.

3. Refine Knowledge
   Pengetahuan baru haruslah ditempatkan dalam suatu konteks sehingga dapat ditindaklanjuti. Disinilah wawasan manusia harus dapat ditangkap.

4. Store Knowledge
   Pengetahuan yang dapat berguna kemudian harus dapat tersimpan dalam format yang wajar pada repository yang ada sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya.

5. Manage Knowledge
   Seperti halnya perpustakaan, pengetahuan harus tetap terjaga dan tersimpan hingga saat ini. Ini harus ditinjau kembali untuk dapat memverifikasi bahwa hal tersebut relevan dan akurat.

6. Disseminate Knowledge
   Pengetahuan yang telah tersimpan dengan baik dan sudah terverifikasi secara keseluruhan dapat mulai dilakukan sosialisasi ataupun menyebarluaskan pengetahuan dalam organisasi.

Menurut Debowski (2006) disebutkan bahwa terdapat empat (4) komponen dari Knowledge Management System. Kompenen-kompenen itu dapat tergambarkan sebagai berikut:

Tabel Komponen Knowledge Management System (Sumber: Debowski, 2006, p.144)

Business Process Management

Secara strategis Business Process Management mengarahkan dan mempertajam pembangunan Knowledge Management System dengan membangun strategi perusahaan untuk Knowledge Management.

Hal ini secara langsung berpengaruh pada Knowledge Management System dan aspek lain Knowledge Management yang menentukan akses terhadap Knowledge tertentu, terutama akses terhadap Knowledge yang memiliki prioritas tinggi dan bagaimana dukungan terhadap akses Knowledge.

Content Management System

Terdapat banyak sumber Knowledge yang ditemukan dalam organisasi. Namun sulit untuk mengidentifikasi, mengelola dan mengakses secara efisien. Terdapat sumber yang terstruktur dan tidak terstruktur, official, dinamis dan archive content. Content Management System memastikan effective content dan document management sehingga Knowledge Management System secara efektif menghubungkan end user dengan banyak sumber intelectual content baik dalam maupun luar organisasi.

Web Content Management System

Web Management System mengoperasikan platform teknologi KMS. Pada level dasar, Web Management System menyediakan kapasitas teknologi untuk menghubungkan KMS dengan user dan sumber Knowledge yang lain yang berada didalam dan diluar organisasi.

Web Management System dicirikan dengan adanya server, interface dan KMS portal yang mendukung Web Content Mangement System.

Knowledge Applications Management

Knowledge Application Management menyediakan user dengan kemudahan dan efektivitas Knowledge tools. Fungsi utamanya adalah memfasilitasi pembentukan knowledge, kolaborasi dan komunikasi.

Efektivitas KMS sebagian tergantung pada kapasitas user untuk menciptakan knowledge baru dan mengelola workflows menggunakan teknologi yang ada dan manajemen aplikasi knowledge yang mendukung hal ini.